Office Management Jobs

14. Januar 2026

Leiter:in (m/w/d) für den Bereich Administration & Vorstandsbüro

Stiftung Allianz für Entwicklung und Klima
| Berlin

Leitung mit voller Verantwortung für das Gesamtvorstandsbüro und fachlicher Teilverantwortung für die Mitarbeitenden der Vorstandsbüros, insoweit deren Tätigkeit in Zusammenhang mit den Aufgaben des Vorstands stehen. Haushaltssteuerung Vorstandsbüro. Management des Berichtswesens; Steuerung der Einzelberichte; Sicherstellung der fristgerechten Abgabe der Einzelberichte (KfW; ggf. weitere). Inhaltliche Vorbereitung, inhaltliche Steuerung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen mit satzungsgemäßen Gremien (Kuratorium, Beirat). Analyse, Bewertung und Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen sowie von strategischen und operativen Aufgabenstellungen.

12. Januar 2026

Assistent*in Internationale Diakonie (all genders)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Terminplanung und –koordination, Budgetüberwachung, Abrechnung der Auslagen von Studierenden und Teilnehmern*innen, Zuarbeiten bei Antragstellung, Abrechnung und Berichtswesen für Drittmittelgeber (u.a. BfdW, DAAD), Projektabrechnung.

6. Januar 2026

Director Finanzen und Controlling

Amadeu Antonio Stiftung
| Berlin

Als Director Finanzen und Controlling verantwortest du strategisch und operativ die Finanzen der Amadeu Antonio Stiftung – von Finanzplanung und Controlling bis Rechnungswesen, Jahresabschluss, Steuern und Liquidität. Du führst das achtköpfige Finanzteam, das aus einem Finanzbuchhaltungs- und einem Team für die Finanzadministration drittmittelfinanzierter Projekte besteht. Du verantwortest die strategische Weiterentwicklung des Finanzbereichs und sicherst Compliance, Transparenz und Prüfungssicherheit in deinem Bereich. Du bist Teil des Leadership-Teams der Stiftung und berichtest direkt an den zuständigen Vorstand. Dein Ziel ist es, die Arbeit der Stiftung auf die dynamischen Herausforderungen auszurichten und dabei zu unterstützen, unsere Wirkung stetig weiterzuentwickeln.

15. Januar 2026

Stepstone

Assistenz der Geschäftsführung - Operative Umsetzung & Organisation

Tier- und Naturschutzbund Berlin-Brandenburg e.V.
| Nauen

Organisation und Koordination von Projekten, wie z.B. Büro- und Gebäudemaßnahmen, einschließlich der Auswahl und Steuerung von Handwerkern und Dienstleistern. Mitarbeiterakquise und -koordination: Erstellung von Anforderungsprofilen, Schaltung von Stellenanzeigen, Vorauswahl von Bewerbern und Unterstützung im Auswahlprozess. Operative Unterstützung der Geschäftsführung: Umsetzung von strategischen Entscheidungen und täglichen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Notfallorganisation: Koordination von Fahrdiensten und logistischen Lösungen bei Tiernotfällen oder anderen dringenden Aufgaben.

15. Januar 2026

Stepstone

Mitarbeiter Personalverwaltung (m/w/d)

Taifun-Tofu GmbH
| Freiburg

Durchführung und Betreuung der Personaladministration vom On- und Offboarding (Arbeitsverträge, Bescheinigungen). Pflege und Verwaltung der digitalen Personalakte und des Zeiterfassungssystems. Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kooperation mit unserem externen Partner. Kompetente Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Führungskräfte in personalrelevanten Fragestellungen. Betreuung und Verwaltung unserer Mitarbeiterbenefits. Weiterentwicklung unserer (digitalen) Prozesse.

14. Januar 2026

Stepstone

Referent:in (w_m_d) Wissenschaftsmanagement

Helmholtz-Zentrum für Geoforschung
| Potsdam

Unterstützung der Institutsleitung bei der Umsetzung der wissenschaftlichen Strategie und der Weiterentwicklung des Forschungsprofils. Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen und Kennzahlen, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen. Erstellung von Berichten an die Helmholtz-Gemeinschaft bzw. Zuwendungsgeber. Federführende Weiterentwicklung der internen Forschungsdatenbank. Organisation und Durchführung von Workshops, Meetings und sonstigen Veranstaltungen am RIFS zu forschungsstrategischen Themen.

14. Januar 2026

Stepstone

Studentische Hilfskraft (w/m/d) für den Assistenzbereich der Gleichstellung Berlin

Deutsche Welle
| Berlin

Unterstützung der Gleichstellungsbeauftragten in organisatorischen und administrativen Belangen, wie z.B. die Koordination von Terminen sowie die Bearbeitung von Rechnungen, Datenpflege und Post. Unterstützung bei der Organisation und Nachbereitung von hausinternen Aktionen und Veranstaltungen. Unterstützung bei der Pflege des Sharepoint-Auftritts und der internen Plattformen. Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Konferenzen, Sitzungen, Besprechungen, Veranstaltungen und deren Protokollierung. Unterstützung bei der Recherche zu gleichstellungs- und DW-relevanten Themen.

13. Januar 2026

Stepstone

Teamverantwortung* Content und Design

Alnatura Produktions- und Handels GmbH
| Darmstadt

Sie führen ein mehrköpfiges Team aus Inhouse Grafiker*innen, Texter*innen und Content Entwickler*innen. Sie verantworten die Content Erstellung vom visuellen Design-Konzept bis zur Produktion (online und offline Werbemittel) unter Einhaltung der CI/CD-Vorgaben. Sie geben Impulse, fördern die kreative Exzellenz und entwickeln Content-Strategien für verschiedene Medien. Sie entwickeln ein fundiertes Verständnis und Gespür für die Alnatura Markenseele, leben und setzen diese mit all ihren gestalterische Feinheiten und Ausprägungen um.

8. Januar 2026

Stepstone

Büro-Allrounder:in (m/w/d) | 20 Std./Woche | Quereinstieg möglich

talk2move Fundraising GmbH
| Köln

Du bist das Bindeglied zwischen unserem Büro und unseren Fundraiser:innen draußen vor Ort – bei dir laufen alle Fäden zusammen: Organisation und Koordination im Office, Ansprechpartner:in für unsere Fundraiser:innen und Bewerber:innen (per Mail, telefonisch oder persönlich), Materialbestände im Blick behalten & Nachbestellungen organisieren, Ausstattung für unsere Fundraiser:innen vorbereiten, Unterstützung im Vertrags- und Genehmigungsmanagement, Planung und Koordination kleiner Projekte, Einblicke in Buchhaltung und Verwaltung.

6. Januar 2026

Stepstone

HR-Generalist mit Fokus Recruiting (m/w/d)

Reha & Beruf gGmbH
| Köln

Du bist eine kompetente und zugewandte Ansprechperson für unsere Kolleg*innen und bringst dein Know-how insbesondere in den Bereichen Recruiting und Personalmarketing ein. Als strukturiertes Organisationstalent koordinierst du den gesamten Recruiting-Prozess – von der Formulierung der Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Einstellung. Du wählst passende Recruiting-Kanäle aus, übernimmst die Kommunikation mit externen Personaldienstleistern und setzt neue Impulse für die Weiterentwicklung unserer Employer Brand.

2. Januar 2026

Stepstone

Sachbearbeiter/-in Mitgliederservice & Administration (m/w/d)

Deutsche Gesellschaft für Kinder- und Jugendmedizin e.V.
| Berlin

Pflege und Aktualisierung der Mitgliederdatenbank. Dies umfasst insbesondere: das Einpflegen der Aufnahme- und Änderungsdaten der über 20.000 DGKJ-Mitglieder inkl. der damit verbundenen Aufarbeitung für den Bezug der Mitgliederzeitschrift, Mitgliederbetreuung per Telefon und E-Mail, Aufbereitung der Daten für den Newsletterversand, Erstellung der Mitgliederstatistik, Vorbereitung des Einzugs der Mitgliedsbeiträge und Mitgliederbuchhaltung.

2. Januar 2026

Stepstone

Projekteinkäufer (m/w/d) Milchrohstoffe

HiPP GmbH & Co. Vertrieb KG
| Pfaffenhofen

Eigenverantwortliche Leitung bzw. Mitarbeit bei Produktentwicklungsprojekten (Eigen‍- und Fremdfertigung) mit Fokus auf Milchrohstoffe / Rohstoffe für Säuglingsmilchnahrungen. Projektbezogene Rohstoffbeschaffung (Mengenplanung, Angebotseinholung, Bewertung und Verfügbarkeitskontrolle) in Zusammenarbeit mit dem strategischen Einkauf. Implementierung sämtlicher interner und externer Abläufe im Hinblick auf den Bezug von Rohstoffen gemeinsam mit dem strategischen Einkauf unter Berücksichtigung der HiPP-Qualitätsstandards.

29. Dezember 2025

Stepstone

Teamassistenz / Mitarbeiter:in Back Office Management (m/w/d) Technik & Logistik

Railpool GmbH
| Hamburg

Unterstützung der Team-Leader im jeweiligen Aufgabengebiet und Sicherstellung reibungsloser Abläufe. Bestellung und Verwaltung von Arbeitsmitteln, insbesondere Workwear, Technik-Equipment und Sicherheitsausrüstung. Koordination und Steuerung der Überwachung von Prüf- und Messmitteln sowie der zugehörigen Kalibrierzertifikate. Betreuung des Railpool-Technik-Equipments sowie Organisation des europaweiten Transports mit Speditionen und der Zollabwicklung in die jeweiligen Länder.

23. Dezember 2025

Stepstone

Teamassistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

DEUTSCHER TIERSCHUTZBUND e.V.
| Bonn

Meetings managen: Sie bereiten Besprechungen (online und vor Ort) vor, übernehmen Host-Rollen und führen Protokoll. Kommunikation & Dokumente: Sie erstellen und überarbeiten Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz. Organisation: Sie koordinieren Termine, Fristen und Kalender – immer mit Überblick. Büroabläufe gestalten: Sie bearbeiten Post, buchen Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen. Recherche & Projektunterstützung: Sie übernehmen projektbezogene Recherchen und sind zentrale Ansprechperson.

19. Dezember 2025

Stepstone

Mitarbeiter/in Buchhaltung (m/w/d)

SOS-Kinderdörfer weltweit Hermann- Gmeiner-Fonds Deutschland e.V
| München

Bearbeitung der Debitoren-, Kreditorenbuchhaltung sowie Sachkontenbearbeitung. Zeitgerechte Verbuchung und Verarbeitung des Tagesgeschäftes für gemeinnützige Organisationen. Mitwirkung bei der Erstellung prüfungsfähiger Jahresabschlussunterlagen verschiedener Gesellschaften. Prüfen von Eingangsrechnungen. Stammdatenpflege, Belegablage und optische Archivierung. Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Kontenklärung und –abstimmung.

19. Dezember 2025

Stepstone

Spezialist Geldwäscheprävention - Know-Your-Customer (KYC) und Risikoverbünde (w/m/d)

NRW.BANK
| Düsseldorf

Du führst eigenständig die KYC-Prüfungen für eine festgelegte Kundengruppe durch - zunächst mit Fokus auf den Bereich Eigenkapitalfinanzierungen. Dabei übernimmst du die Verantwortung für die Bildung von Risiko- und Kreditnehmereinheiten und lernst, wie diese zur Risikosteuerung der Bank beitragen. Du arbeitest mit bei der Konzeption und Durchführung von Kontrollhandlungen zur Einhaltung der Anforderungen im Rahmen der Geldwäscheprävention.